Trouver une rencontre
La section Rencontres s'ouvre depuis son onglet sur l'Accueil. Les onglets À venir et Passées séparent les rencontres. Utilisez la recherche, le tri chronologique et les vues fiche ou liste. Le sélecteur d'affichage se trouve au-dessus des résultats, dans le cadre qui regroupe les rencontres. Votre choix de vue est retenu sur votre appareil pour les visites suivantes. Cette liste reprend la présentation responsive de l'annuaire des membres. Une rencontre peut être à venir, en cours, passée ou annulée.
Chaque rencontre porte un tag indiquant l'exercice auquel elle est rattachée. La vue liste résume aussi le lieu ou la visioconférence, l'hôte et signale un ordre du jour renseigné. Le bouton en forme d'œil ouvre un aperçu de la fiche complète sans quitter la liste. Dans les rencontres passées, Consulter ouvre le bilan de la séance. L'onglet actif est indiqué par son contour, son icône et son texte, sans fond plein.
Les rencontres se consultent aussi sur un calendrier mensuel, dans le troisième onglet Calendrier, à côté de À venir et Passées.
Répondre à l'invitation
Ouvrez la rencontre puis indiquez votre intention : présent, absent ou sans réponse. Vous pouvez consulter le lieu, lancer un itinéraire ou rejoindre la visioconférence. La liste des réponses est visible selon les règles de l'association.
Le champ Ajouter une précision, sous la carte de la rencontre (y compris sur l'Accueil), sert à prévenir le bureau d'un retard ou d'un accompagnement. Les boutons Gras, Italique et Liste à puces mettent en forme la sélection ; la mise en forme apparaît dans la liste des réponses.
Gérer une rencontre
Droit nécessaire : Rencontres
Les personnes autorisées peuvent créer une rencontre ordinaire, exceptionnelle ou une sortie, modifier la date, le lieu, le format, l'ordre du jour, les responsables et l'hôte. Le bouton Ajouter se trouve dans la barre de recherche ; il n'est plus flottant. Une seule séance peut être en cours à la fois. Les actions de gestion disponibles sont regroupées dans le pied de la carte concernée.
La prochaine rencontre se modifie aussi directement depuis l'Accueil : le bouton Modifier, à droite du titre Prochaine rencontre, ouvre le même formulaire que la page Rencontres. Il n'apparaît que pour les membres du bureau.
Dans l'Ordre du jour, chaque ligne est un point. Les boutons Gras, Italique et Liste à puces mettent en forme la sélection. La mise en forme apparaît sur la carte de la rencontre et dans le PDF du compte rendu ; les e-mails reprennent les points en texte simple.
À la création, l'exercice est choisi d'après la date ou, si la rencontre est hors calendrier, d'après l'exercice courant. Lors de la modification, le bureau peut corriger explicitement ce rattachement. Les présences, finances et versements de la séance suivent alors cet exercice, même si sa date est située avant ou après ses dates habituelles.
Pour une rencontre sur place, le lieu et l'adresse peuvent rester vides tant qu'ils ne sont pas encore connus, comme pour les rencontres générées depuis le calendrier d'un exercice. Ils peuvent être renseignés ultérieurement.
Le Public de la rencontre détermine qui la voit et qui est pris en compte : Toute l'association (par défaut), Bureau (réservée aux membres du bureau) ou Membres choisis (liste nominative). Les personnes non conviées ne voient pas la rencontre, ne reçoivent pas de rappel et ne sont jamais marquées absentes à la clôture.
La case Ne pas comptabiliser les absences permet de tenir une rencontre (par exemple exceptionnelle) sans que les absences ne pèsent sur l'assiduité : la présence reste notable, mais aucune absence de cette rencontre n'entre dans le compteur, n'est marquée automatiquement à la clôture, ni ne génère d'amende d'absence.
Émettre la présence avant la séance
Droit nécessaire : Cotisations
Quand la présence est activée dans les règles (voir Configurer les règles) et qu'un hôte est désigné, une rencontre à venir porte le bouton Émettre la présence dans le pied de sa fiche, page Rencontres. Il ouvre directement l'écran d'émission, le même qu'en séance : catégorie choisie d'avance, tous les membres cochés (l'hôte compris) et l'hôte en destination. Rien n'est émis tant que vous n'avez pas touché Émettre en bas de la fenêtre ; Annuler la referme sans rien créer. Le même résultat s'obtient depuis le Cockpit, Émettre une cotisation, destination Présence (voir Cockpit et exports).
Une fois la présence émise, le bouton devient Présence émise et mène à l'encadré de la rencontre : Collecté, Reversé et la remise à l'hôte (capacité Dépenses). Un membre qui règle sa présence avant la réception s'encaisse au Cockpit, avec Encaisser. En séance, la présence est retrouvée telle quelle, avec ce qui a déjà été encaissé.
Les sorties récréatives
Une sortie au parc, au musée ou en excursion n'est pas une séance. Choisissez le type Sortie : la présence se note comme d'habitude, mais aucune absence ne compte, un retard ne crée pas d'amende, et la sortie n'a ni tontine ni épargne. Elle n'entre donc pas dans le montant de tontine attendu du Cockpit : une sortie clôturée n'annonce plus un mois de cotisations impayées. Les cotisations et les paiements restent possibles, par exemple une participation aux frais de la sortie. Le titre est obligatoire, la case Ne pas comptabiliser les absences disparaît puisqu'elle va de soi, et la carte de la rencontre porte la mention Sortie.