Les sous-menus d'administration sont regroupés dans un cadre centré. Sur un petit écran, faites défiler ce cadre horizontalement pour atteindre les autres sections.
Choisir l'exercice et la vue
Le cockpit est disponible depuis l'espace membre, hors administration. Il agrège uniquement les données de l'association active. Sélectionnez l'exercice, puis ouvrez :
- Global pour la synthèse complète : encaissements, reste à encaisser, présences, collecte des tontines, épargne disponible et prêts en cours, avec un raccourci « Détail » vers chaque section. Le bloc Échéances à venir regroupe les obligations et prêts par membre : chaque membre apparaît une seule fois avec le total dû et l'échéance la plus urgente. Si le membre a plusieurs échéances, sa ligne se déplie pour détailler chacune, avec son compte à rebours en rencontres (« R−2 », « Cette rencontre », « Retard 1 r. ») ou en jours pour les anciennes échéances sans rencontre ;
- Membres pour la fiche 360° de chaque membre : dépliez une ligne pour voir ses échéances en cours, ses finances, ses présences, les tontines auxquelles il participe (cotisation, versements, bénéfice reçu ou prévu) et son épargne produit par produit ;
- Finances pour les dus, les encaissements, les dépenses de l'exercice, le solde de caisse et le nombre de propositions de pénalité en attente. Les sections Amendes et Cotisations permettent aussi d'émettre des obligations avant une rencontre, sans ouvrir la séance live. Le traitement des propositions de pénalité se fait dans Configuration puis Règles et Finances ;
- Tontine pour la collecte et l'ordre des bénéficiaires de chaque tontine, avec la date de passage et les prochains bénéficiaires mis en avant avec un contraste adapté aux thèmes clair et sombre (plusieurs membres peuvent bénéficier à la même rencontre). La trésorerie peut aussi utiliser Encaisser une tontine pour enregistrer un versement avant l'ouverture live d'une séance ;
- Épargne pour les dépôts, retraits, prêts accordés, remboursements, encours de prêts, intérêts encaissés (avec la part revenant aux déposants) et disponible par produit. Le bouton Faire un dépôt permet d'enregistrer un dépôt avant une rencontre.
Les statistiques de présence proviennent de la présence officielle, jamais des RSVP. Les flux affichés sont ceux de l'exercice sélectionné ; une obligation est incluse lorsqu'elle est créée dans une rencontre de l'exercice ou lorsque sa rencontre d'échéance appartient à cet exercice. Les soldes d'épargne et les encours de prêts reflètent la situation actuelle, sur tout l'historique.
Émettre des amendes ou cotisations avant séance
Dans Finances, utilisez Émettre une amende ou Émettre une cotisation pour préparer une rencontre à venir. Choisissez la rencontre de rattachement, la catégorie, le montant par membre et les membres concernés. La rencontre se choisit sur un calendrier mensuel, qui ne propose que les rencontres à venir ou en cours : une obligation ne se rattache pas à une rencontre déjà tenue. La liste affiche la photo et le nom de chaque membre pour limiter les erreurs d'identité. Les amendes créées hors séance demandent une description.
Ces lignes sont des obligations : elles deviennent visibles dans le profil des membres et seront reprises dans la séance live. Si un membre paie avant la rencontre, enregistrez l'encaissement dans le registre des paiements en sélectionnant l'obligation correspondante ; le solde affiché pendant la séance sera déjà réduit.
Le même principe s'applique aux modules dédiés : un versement tontine ou un dépôt d'épargne saisi depuis le Cockpit est rattaché à une rencontre à venir et apparaît ensuite comme déjà enregistré dans la séance live.
Registre des paiements
Le registre des paiements liste les encaissements de l'association et permet d'ajouter un paiement sans ouvrir une séance live. L'onglet Finances du cockpit affiche d'abord les cinq derniers paiements de l'exercice sélectionné. Le bouton Consulter le registre ouvre ensuite l'historique complet.
Un paiement porte un membre, une catégorie, un montant et une rencontre de rattachement. Cette rencontre sert à attribuer l'encaissement au bon exercice, comme dans la séance live. Elle se choisit sur le même calendrier mensuel que les autres écrans, mais ouvert à toute rencontre, y compris passée : un encaissement peut être enregistré après coup. Le calendrier s'ouvre sur la rencontre la plus proche d'aujourd'hui. Si le membre a une obligation impayée, sélectionnez la ligne dans À régler : le paiement la solde totalement ou partiellement, avec blocage automatique en cas de dépassement du reste dû. Sans obligation sélectionnée, le paiement est enregistré comme paiement libre. Les obligations rattachées à une rencontre à venir sont indiquées pour faciliter les paiements anticipés.
Pour retrouver un encaissement, filtrez par catégorie, ou par rencontre sur le même calendrier que celui de la saisie : les dates s'y repèrent dans le temps plutôt que dans une longue liste de libellés presque identiques. Toutes les rencontres lève le filtre.
Le choix du membre reprend la même présentation que pendant une séance live : recherche et liste avec avatars sur toute la hauteur disponible, puis fiche compacte après sélection.
La saisie demande la capacité Paiements. Les lignes ajoutées mettent à jour le cockpit, le profil du membre, les échéances, les projets rattachés et le solde de caisse.
Registre des dépenses
Le registre trace les sorties d'argent de l'association : une avance de frais pour une entraide, une sortie culturelle payée sur la caisse des amendes, des frais de fonctionnement. L'onglet Finances en présente les cinq dernières pour l'exercice sélectionné. Le bouton Consulter le registre ouvre l'historique complet.
Chaque dépense porte une catégorie, un libellé, un montant, une date et, si utile, une description et un document du Drive comme justificatif. Chaque ligne indique aussi qui l'a saisie, et qui l'a corrigée depuis le cas échéant : plusieurs personnes peuvent tenir la trésorerie, et le bureau doit pouvoir retrouver l'auteur d'une écriture. Les paiements et les écritures de séance affichent la même mention. Recherchez par libellé ou description, triez par date ou par ordre alphabétique, filtrez par catégorie ou par année ; le total affiché suit les filtres. Sur téléphone, les cartes Solde en caisse et Dépenses affichées restent côte à côte.
Une dépense compte dans l'exercice de sa rencontre lorsqu'elle y est liée ; sinon, c'est sa date qui la rattache à l'exercice dont la période la contient. Le solde de caisse, lui, couvre toujours tout l'historique.
Avant d'enregistrer une dépense, le registre affiche le solde disponible en caisse. Le montant saisi ne peut jamais dépasser ce solde : l'association ne peut pas engager une dépense qui rendrait la caisse négative.
Quand la caisse ne tombe pas juste
Vous comptez les billets et le total ne correspond pas au solde affiché ? Il n'existe pas de bouton pour « ajuster » le chiffre, et c'est volontaire : un écart a toujours une cause, et c'est elle qu'il faut corriger.
- Un membre a payé et personne n'a saisi ? Enregistrez le paiement.
- Une dépense a été réglée sans qu'on la note ? Enregistrez la dépense.
- De l'argent perdu, volé, un billet abîmé ? Enregistrez une dépense dans une catégorie que vous créez pour cela — par exemple « Écart de caisse » — dans Configuration › Règles › Catégories de dépense.
Vous gardez ainsi une trace datée et justifiable de ce qui s'est passé, au lieu d'un chiffre corrigé dont personne ne se souviendra en assemblée générale.
La saisie et la modification demandent la capacité Dépenses, attribuée par défaut à la trésorerie ; la suppression reste réservée à l'admin. Les catégories de dépenses se configurent dans Configuration, Règles, Finances — une catégorie déjà utilisée se désactive plutôt qu'elle ne se supprime.
Le Solde de caisse affiché dans l'onglet Finances vaut : tous les encaissements moins toutes les dépenses, sur tout l'historique de l'association. Les dépenses de l'exercice sont, elles, comptées par leur date.
Exporter
Les menus d'export produisent un CSV pour l'analyse ou un PDF lisible et partageable. Chaque PDF s'ouvre sur le logo et le nom de l'association avec un titre mis en forme, comme le compte rendu d'une rencontre. L'export global regroupe les sections de l'exercice ; un export depuis un onglet se limite à ce périmètre.