Association du Pays

Droit nécessaire : Règles

Les administrateurs conservent toujours ce droit. Par défaut, le groupe Présidence le reçoit également, comme la gestion du bureau d'exercice. Un administrateur peut l'accorder ou le retirer aux rôles et groupes depuis Admin → Permissions → Accès et organisation. Ce droit permet de créer, modifier, activer ou désactiver les configurations ci-dessous et d'enregistrer le calendrier. Les suppressions définitives restent réservées aux administrateurs afin de protéger l'historique.

Finances

Créez et ordonnez les catégories utilisées pour les obligations et paiements. Définissez leur libellé, leur type, leur montant proposé et leur disponibilité. Une catégorie est une donnée administrable, pas un choix figé dans l'application. Les catégories automatiques sont signalées clairement et les cartes résument leur règle de calcul sans tableau horizontal.

Pour une nouvelle association, Retard, Bavardage et Absence sont désactivés et leurs montants sont neutres. Ouvrez chaque catégorie, renseignez le barème du règlement intérieur de l'association, puis activez-la. Une sanction ne peut pas être activée avec un montant ou un plafond nul.

La section Catégories de dépenses gère celles du registre des dépenses (entraide, sortie culturelle, fonctionnement…). Une catégorie déjà utilisée par des dépenses ne peut pas être supprimée : désactivez-la pour la retirer des nouvelles saisies sans toucher à l'historique.

Épargne et tontine

Configurez les produits d'épargne et les tontines proposés par l'association. Les barres de liste permettent de rechercher, trier par nom et ajouter une configuration. Un module reste visible si une entité active ou un historique existe. Ne supprimez pas une configuration nécessaire à la lecture des exercices passés.

Chaque produit d'épargne définit les conditions de ses prêts :

le taux d'intérêt, en mode fixe (appliqué une seule fois sur la durée) ou récurrent (taux mensuel, appliqué à chaque mois entamé jusqu'au remboursement) ;
la durée max de prêt en mois — par exemple 3 mois pour une banque scolaire — qui préremplit la première rencontre ordinaire compatible lors de l'octroi ; laissée vide, l'échéance proposée est la dernière rencontre ordinaire programmée de l'exercice ;
le rappel avant échéance : l'emprunteur est prévenu automatiquement (notification et e-mail) quelques jours avant l'échéance, puis en cas de dépassement ;
la part des intérêts aux déposants : les intérêts encaissés sur les prêts sont répartis entre les déposants au prorata de leur solde, le reste revenant à l'association.

Calendrier

Définissez le jour, le rang dans le mois, l'heure, le délai de grâce des retards et le fuseau des rencontres ordinaires. Prévisualisez les dates avant d'enregistrer.

Une nouvelle association n'a aucun jour ni horaire prédéfini et son délai de grâce démarre à 0 minute. Enregistrez cette configuration avant de demander la génération automatique des rencontres d'un exercice. Tant que le calendrier n'est pas configuré, aucune date ordinaire n'est créée automatiquement.

Situation d'ouverture

Une association qui rejoint la plateforme possède souvent déjà de l'argent. Reprenez-le ici, sans quoi le solde affiché reste à zéro et aucune dépense ne peut être enregistrée tant que la caisse paraît vide.

Commencez par indiquer la date d'arrêté : le jour où ces montants étaient exacts, et non celui où vous les saisissez. Elle trace une frontière — tout ce qui est antérieur appartient à la reprise, tout ce qui est postérieur se saisit normalement en paiements et en dépenses. Sans elle, une cotisation déjà comprise dans le solde repris risque d'être enregistrée une seconde fois, et la caisse annoncera plus que ce qu'elle contient.

La reprise se fait par nature de fonds, car cet argent n'est pas homogène :

Trésorerie en caisse : l'argent dont l'association dispose librement, détaillé par origine — sanctions encaissées, fond de caisse, cotisations… Vous choisissez parmi les catégories financières de l'association, celles-là mêmes qui servent aux obligations et aux paiements. Le total de ces lignes s'ajoute au solde de caisse comme un encaissement. Détailler l'origine n'est pas obligatoire, mais c'est ce qui rend le montant justifiable en assemblée générale : une ligne sans origine s'affiche « Origine non précisée ». Ressaisir une origine déjà présente corrige son montant plutôt que d'ajouter une seconde ligne.
Épargne déjà déposée : membre par membre et produit par produit. Une épargne appartient à des personnes, un total global ne permettrait ni de rembourser un membre ni de clôturer le produit. Déclarez le solde de chacun — ce qu'il a confié depuis le début — et non l'argent restant dans la caisse : la part prêtée se déduit toute seule à l'étape suivante.
Dettes des membres : ce que chacun devait déjà en arrivant — amendes et cotisations impayées. Sans elles, chaque profil affiche zéro et vous n'avez aucun moyen de relancer. Une ligne par membre et par nature, du montant cumulé : trois retards impayés forment une seule ligne « Retard ». Ces sommes s'encaissent ensuite depuis le registre des paiements comme n'importe quelle obligation, et ne déclenchent aucune pénalité automatique — on ne sanctionne pas un retard né avant votre arrivée.
Prêts d'épargne en cours : l'argent de l'épargne actuellement chez des membres. Sans lui, l'application croit disposer d'une somme qui est en réalité dehors, et vous laisserait la prêter une seconde fois. Saisissez le montant prêté d'origine et sa date réelle, pas le restant dû : les intérêts se recalculent à partir de là. Si l'emprunteur a déjà rendu une partie, indiquez-la dans Déjà remboursé — un seul cumul, les versements suivants se feront en séance.

Le montant de trésorerie se corrige tant qu'aucune dépense ne s'y appuie ; il ne peut jamais descendre en dessous de ce qui a déjà été dépensé. La tontine n'est pas reprise ici : un versement suppose une rencontre, et reprendre un tour en cours demande de connaître les bénéficiaires déjà servis.