Configurer les règles

Droit nécessaire : Règles

Les administrateurs conservent toujours ce droit. Par défaut, le groupe Présidence le reçoit également, comme la gestion du bureau d'exercice. Un administrateur peut l'accorder ou le retirer aux rôles et groupes depuis Admin → Permissions → Accès et organisation. Ce droit permet de créer, modifier, activer ou désactiver les configurations ci-dessous et d'enregistrer le calendrier. Les suppressions définitives restent réservées aux administrateurs afin de protéger l'historique.

Finances

Créez et ordonnez les catégories utilisées pour les obligations et paiements. Définissez leur libellé, leur type, leur montant proposé et leur disponibilité. Une catégorie est une donnée administrable, pas un choix figé dans l'application. Les catégories automatiques sont signalées clairement et les cartes résument leur règle de calcul sans tableau horizontal.

Pour une nouvelle association, Retard, Bavardage et Absence sont désactivés et leurs montants sont neutres. Ouvrez chaque catégorie, renseignez le barème du règlement intérieur de l'association, puis activez-la. Une sanction ne peut pas être activée avec un montant ou un plafond nul.

Un barème modifié ne redescend jamais sur une rencontre déjà commencée : chaque séance garde le règlement figé à son ouverture, pour qu'un historique associatif et financier ne bouge pas tout seul. Si une séance est en cours au moment de l'enregistrement, un message vous le rappelle.

Pour appliquer quand même un barème corrigé à une séance, ouvrez son onglet Amendes et utilisez Réappliquer le barème. Sur une séance déjà terminée, ouvrez d'abord une correction. Un aperçu montre le détail membre par membre avant tout enregistrement, les amendes déjà payées sont exclues, et les membres concernés sont prévenus.

La section Catégories de dépenses gère celles du registre des dépenses (entraide, sortie culturelle, fonctionnement…). Une catégorie déjà utilisée par des dépenses ne peut pas être supprimée : désactivez-la pour la retirer des nouvelles saisies sans toucher à l'historique.

Épargne et tontine

Configurez les produits d'épargne et les tontines proposés par l'association. Les barres de liste permettent de rechercher, trier par nom et ajouter une configuration. Un module reste visible si une entité active ou un historique existe. Ne supprimez pas une configuration nécessaire à la lecture des exercices passés.

Chaque produit d'épargne définit les conditions de ses prêts :

• le taux d'intérêt, en mode fixe (appliqué une seule fois sur la durée) ou récurrent (taux mensuel, appliqué à chaque mois entamé jusqu'au remboursement) ;
• la durée max de prêt en mois (par exemple 3 mois pour une banque scolaire) qui préremplit la première rencontre ordinaire compatible lors de l'octroi ; laissée vide, l'échéance proposée est la dernière rencontre ordinaire programmée de l'exercice ;
• le rappel avant échéance : l'emprunteur est prévenu automatiquement (notification et e-mail) quelques jours avant l'échéance, puis en cas de dépassement ;
• la part des intérêts aux déposants : les intérêts encaissés sur les prêts sont répartis entre les déposants au prorata de leur solde, le reste revenant à l'association.

Calendrier

Définissez le jour, le rang dans le mois, l'heure, le délai de grâce des retards et le fuseau des rencontres ordinaires. Prévisualisez les dates avant d'enregistrer.

Une nouvelle association n'a aucun jour ni horaire prédéfini et son délai de grâce démarre à 0 minute. Enregistrez cette configuration avant de demander la génération automatique des rencontres d'un exercice. Tant que le calendrier n'est pas configuré, aucune date ordinaire n'est créée automatiquement.

Le même écran porte le délai de clôture automatique. Une rencontre ouverte puis oubliée est clôturée toute seule une fois ce délai écoulé depuis sa date : les personnes qui n'ont pas été pointées sont marquées absentes et le compte rendu est produit, exactement comme si le bureau avait cliqué sur Clôturer. Le délai est de 24 heures par défaut, réglable de 1 heure à 14 jours. Choisissez un délai qui laisse au bureau le temps de finir sa feuille de présence : trop court, des personnes présentes seraient comptées absentes.

Ce même délai sert à une seconde situation : une rencontre que personne n'a jamais démarrée. Passé ce temps, elle quitte la liste des rencontres à venir et rejoint l'historique, sans aucune présence enregistrée et sans sanction, puisque la séance ne s'est pas tenue.

L'écran porte enfin l'ouverture anticipée. C'est le nombre de minutes avant l'heure d'une rencontre à partir desquelles le bouton Démarrer devient utilisable, 15 minutes par défaut et jusqu'à 2 heures. Il correspond au temps d'installation : la salle se remplit, le président ouvre la séance quand tout le monde est prêt plutôt qu'à la minute exacte. Réglez-le sur 0 pour qu'aucune avance ne soit possible.

Le bouton s'active tout seul le moment venu, sans avoir à recharger la page.

Situation d'ouverture

Une association qui rejoint la plateforme possède souvent déjà de l'argent. Reprenez-le ici, sans quoi le solde affiché reste à zéro et aucune dépense ne peut être enregistrée tant que la caisse paraît vide.

Commencez par indiquer la date d'arrêté : le jour où ces montants étaient exacts, et non celui où vous les saisissez. Elle trace une frontière : tout ce qui est antérieur appartient à la reprise, tout ce qui est postérieur se saisit normalement en paiements et en dépenses. Sans elle, une cotisation déjà comprise dans le solde repris risque d'être enregistrée une seconde fois, et la caisse annoncera plus que ce qu'elle contient.

La reprise se fait par nature de fonds, car cet argent n'est pas homogène :

• Trésorerie en caisse : l'argent dont l'association dispose librement, détaillé par origine : sanctions encaissées, fond de caisse, cotisations… Vous choisissez parmi les catégories financières de l'association, celles-là mêmes qui servent aux obligations et aux paiements. Le total de ces lignes s'ajoute au solde de caisse comme un encaissement. Détailler l'origine n'est pas obligatoire, mais c'est ce qui rend le montant justifiable en assemblée générale : une ligne sans origine s'affiche « Origine non précisée ». Ressaisir une origine déjà présente corrige son montant plutôt que d'ajouter une seconde ligne.
• Épargne déjà déposée : membre par membre et produit par produit. Une épargne appartient à des personnes, un total global ne permettrait ni de rembourser un membre ni de clôturer le produit. Déclarez le solde de chacun, ce qu'il a confié depuis le début, et non l'argent restant dans la caisse : la part prêtée se déduit toute seule à l'étape suivante.
• Dettes des membres : ce que chacun devait déjà en arrivant : amendes et cotisations impayées. Sans elles, chaque profil affiche zéro et vous n'avez aucun moyen de relancer. Une ligne par membre et par nature, du montant cumulé : trois retards impayés forment une seule ligne « Retard ». Ces sommes s'encaissent ensuite depuis le registre des paiements comme n'importe quelle obligation, et ne déclenchent aucune pénalité automatique : on ne sanctionne pas un retard né avant votre arrivée.
• Prêts d'épargne en cours : l'argent de l'épargne actuellement chez des membres. Sans lui, l'application croit disposer d'une somme qui est en réalité dehors, et vous laisserait la prêter une seconde fois. Saisissez le montant prêté d'origine et sa date réelle, pas le restant dû : les intérêts se recalculent à partir de là. Si l'emprunteur a déjà rendu une partie, indiquez-la dans Déjà remboursé : un seul cumul, les versements suivants se feront en séance.

Demander la régularisation des dettes reprises

Ces dettes n'ont pas de rencontre d'origine : sans point de départ, elles restent sans échéance, sans compte à rebours et sans rappel, et personne ne les relance. Au-dessus de la fiche Dettes des membres, le bouton Fixer le point de départ demande une date.

Cette date n'est pas la date limite : c'est le jour à partir duquel le délai se compte. Avec un délai de deux rencontres, l'échéance tombe à la deuxième séance ordinaire qui suit la date choisie.

Choisissez plutôt la séance où vous annoncez la régularisation que la date d'arrêté de la reprise. Cette dernière est souvent ancienne : les rencontres du délai seraient déjà passées et tout le monde apparaîtrait en retard dès le premier jour.

Le délai lui-même n'est pas à saisir : c'est celui de chaque catégorie, réglé dans Obligations et compté en rencontres. Chacun voit alors sa dette dans Mes prochaines échéances avec son compte à rebours, et reçoit le rappel habituel.

Retirer la date rend ces dettes sans échéance, comme avant.

Le montant de trésorerie se corrige tant qu'aucune dépense ne s'y appuie ; il ne peut jamais descendre en dessous de ce qui a déjà été dépensé. La tontine n'est pas reprise ici : un versement suppose une rencontre, et reprendre un tour en cours demande de connaître les bénéficiaires déjà servis.

Le Cockpit indique toujours la part reprise à l'ouverture sous le solde de caisse, pour ne pas la confondre avec ce qui a réellement été encaissé.

Les quatre natures de fonds sont présentées en fiches repliées : l'en-tête annonce le décompte et le total, et le détail ne s'ouvre qu'au clic. Une association de cinquante membres garde ainsi une page courte. Dans l'épargne, les dettes et les prêts, un champ Filtrer et les boutons de tri retrouvent un membre sans dérouler toute la liste.

Une même personne peut apparaître dans plusieurs fiches, et plusieurs fois dans la même : deux produits d'épargne, un prêt en cours, deux natures d'impayés. La bascule posée sous la trésorerie offre donc une seconde lecture des mêmes montants. Vue par nature de fonds garde les fiches Épargne, Prêts et Dettes ; Vue par membre les remplace par une liste où chaque personne porte, en une ligne, ce qu'elle a épargné, ce qu'elle a emprunté et ce qu'elle doit, puis le détail de chaque écriture. C'est la lecture à ouvrir pour vérifier une situation individuelle avec l'intéressé, ou avant une assemblée. Chaque ligne y porte ses deux actions, le crayon et le bouton rouge : corriger un montant ouvre la même fenêtre que depuis sa fiche, et retirer une écriture pose la même question avec les mêmes conséquences. Seule la création d'une écriture nouvelle reste dans la fiche de sa nature, où le bouton Ajouter annonce ce qu'il crée.

Le crayon en bout de ligne corrige une écriture sans la ressaisir : il rouvre la fenêtre de saisie sur ses valeurs actuelles, dans les quatre natures de fonds. Pour un dépôt d'épargne, changer le déposant ou le produit ne déplace pas la ligne, cela en corrige une autre : retirez-la et ressaisissez-la plutôt.

Chaque ligne se retire par le bouton rouge en bout de ligne. Une fenêtre rappelle alors le montant et le membre concernés, et ce que le retrait entraîne (les paiements déjà encaissés, les soldes recalculés). Annuler y est l'action par défaut : la touche Échap et la croix ferment la fenêtre sans rien supprimer. Rien n'est effacé tant que vous n'avez pas choisi le bouton rouge.