Conduire une séance en direct

Ouvrir et terminer une séance

Droit nécessaire : Ouvrir / clôturer

Le président de séance désigné, un responsable de présidence ou un administrateur peut choisir Démarrer. Une seule séance peut être en cours. La clôture fige la séance en historique ; les droits d'écriture disparaissent et le rapport officiel peut être produit.

Le bouton reste grisé tant que l'heure d'ouverture n'est pas atteinte, et indique alors à partir de quand la séance pourra être démarrée. Il s'active tout seul le moment venu : inutile de recharger la page. L'ouverture est permise un peu avant l'heure officielle, 15 minutes par défaut, ce que le bureau règle dans Configuration puis Règles puis Calendrier.

Une rencontre que personne ne démarre finit par rejoindre l'historique d'elle-même, sans présence enregistrée ni sanction, la séance ne s'étant pas tenue.

Onglets de travail

Pendant la séance, les onglets de l'Accueil (À la une, Rencontres, Drive et Infos) sont masqués : seuls restent ceux de la séance, pour ne pas les confondre ni quitter la séance par erreur. Pour en sortir, utilisez le lien de retour aux rencontres en haut de la séance ou une entrée du menu ; pour y revenir, la séance en cours est affichée sur l'Accueil.

• Présences (Appel sur un téléphone) : Présent, En retard ou Absent, trois boutons libellés sous le nom de chaque membre sur téléphone, à droite sur ordinateur.
• Notes : compte rendu, photos et rapport. Il vient juste après l'appel, le secrétaire écrivant tout au long de la séance.
• Finances : amendes, cotisations, obligations et paiements.
• Tontine : versements et bénéficiaires. Sur la ligne de chaque cotisant, Espèces ou Virement enregistre son versement ; sur un téléphone, ces deux boutons passent sous son nom. Un versement enregistré se reprend avec Annuler. Le bandeau jaune nomme qui reçoit ce jour-là et permet d'enregistrer la remise avec Remettre. Le montant proposé est la collecte réelle de la séance, partagée entre les bénéficiaires restant à servir quand ils sont plusieurs, et reste modifiable. Une remise s'annule comme un versement. Le bénéficiaire est prévenu dans sa cloche et par e-mail : ce message lui sert de reçu, avec le montant et la date.
• Épargne : dépôts, prêts et remboursements, qui se font aussi depuis le Cockpit hors séance. L'emprunteur est prévenu dans sa cloche et par e-mail à l'octroi d'un prêt comme à chaque remboursement. Lors de l'octroi d'un prêt, l'échéance se choisit parmi les rencontres ordinaires programmées ; la durée du produit préremplit la première rencontre compatible. Chaque membre tient sur une ligne : son solde, son dépôt du jour et son prêt éventuel, avec un bouton Dépôt qui ouvre la fenêtre de dépôt déjà positionnée sur lui. Ouvertes depuis les boutons Dépôt et Prêt du produit, les fenêtres choisissent le membre comme Encaisser : une liste avec recherche et photos, repliée sur le membre choisi, que Changer rouvre. La ligne se déplie sur ses mouvements, sa part d'intérêts et l'état de ses prêts (échéance proche, en retard, soldé). Dans l'onglet Tontine, annuler un versement passe par le menu ⋮ de sa ligne, avec confirmation.
• Bilan : synthèse de la séance, répartie en trois vues : Par catégorie, Par membre et Échéances à venir, cette dernière listant les obligations et prêts des membres triés par urgence, chacun avec un compte à rebours (« J−2 », « Aujourd'hui », « Retard 5 j »), pour relancer avant les pénalités.

Les tontines et les produits d'épargne sont présentés dans des fiches pliables. Ouvrez uniquement la fiche sur laquelle vous travaillez. Lorsqu'un panneau doit charger ses données, un indicateur reste affiché jusqu'à ce que le panneau demandé soit prêt.

Sur un téléphone, l'en-tête de la séance se limite au statut, au titre et au bouton Terminer : la date, le lieu et les rôles de séance s'affichent avec Détails. L'écran garde ainsi sa place pour le travail.

Dans Finances, une rangée de boutons d'actions ouvre l'onglet, comme dans le Cockpit : Encaisser, Amende et Cotisation. La présence de l'hôte ne s'y trouve pas : elle s'émet depuis son encadré, en tête du sous-onglet Cotisations. Chaque action ouvre le sous-onglet concerné avec sa fenêtre. Seules les actions autorisées pour votre rôle de séance apparaissent.

Les listes de séance utilisent la même barre de recherche que le reste de l'application, avec le tri alphabétique. Les filtres de catégorie ou de rencontre apparaissent juste en dessous. Le filtre de rencontre est préréglé sur la rencontre affichée, repérée par sa date, suivie de « (en cours) » uniquement pendant la séance ; choisissez une autre rencontre ou « Toutes les rencontres » pour élargir. L'onglet actif conserve un fond neutre et se distingue par son contour, son icône et son texte.

Chaque membre voit ses propres données financières. La consultation des tontines, de l'épargne ou des prêts des autres dépend des droits configurés dans la matrice. Les boutons d'écriture dépendent séparément des capacités attribuées au rôle, au bureau courant ou à la séance.

Présences et finances

Droit nécessaire : Présences, Amendes, Cotisations ou Paiements selon l'action

Recherchez le membre puis enregistrez le statut ou la ligne financière. Une obligation peut être partiellement réglée par plusieurs paiements. Vérifiez toujours le membre, la catégorie, le montant et la rencontre avant validation.

Émettre une amende ou une cotisation

Droit nécessaire : Amendes ou Cotisations selon l'onglet

Les boutons Cotisation et Amende de Finances ouvrent le même écran que Émettre une amende du Cockpit : catégorie, montant par membre, description, puis la liste des membres avec leurs photos et leurs cases à cocher. Un champ de recherche filtre cette liste ; dans ce cas Tout sélectionner ne coche que les membres affichés. Le total estimé s'affiche avant validation.

Comme au Cockpit, une cotisation demande aussi la destination de l'argent : La caisse (par défaut), Un membre ou Un organisme. Les deux derniers ouvrent une collecte, qui suit ce qui reste à reverser au bénéficiaire. Le membre bénéficiaire est décoché d'office : recochez-le s'il cotise aussi. Pour l'hôte de la réception, utilisez plutôt Émettre dans l'encadré Présence : si vous le choisissez ici, un avertissement vous y renvoie.

Si les membres ne paient pas tous la même somme, choisissez Différent par membre sous le montant : chaque membre coché reçoit son propre champ, pré-rempli avec le montant proposé. Une seule émission, et donc une seule collecte, couvre tout le monde.

Une cotisation arrive avec tous les membres cochés : décochez les dispensés, la famille endeuillée ou les mariés. Une amende n'en coche aucun : cochez les membres sanctionnés, un par un ou plusieurs à la fois. Sanctionner trois retardataires ne demande donc plus trois saisies.

En séance, la description reste facultative : la rencontre en cours dit déjà le contexte. Depuis le Cockpit, hors séance, un motif est exigé pour une amende.

Sanctionner le bavardage

Droit nécessaire : Amendes

Le bavardage se relève depuis ce même écran, en choisissant la catégorie Bavardage. Le montant n'est pas saisi : il vient du barème figé au démarrage de la rencontre, et l'écran le rappelle (« 1 € par occurrence, plafond 5 € par rencontre »).

Cochez tous les membres à rappeler à l'ordre, puis touchez Ajouter 1 € : le palier s'applique à toute la sélection d'un seul geste. La fenêtre reste ouverte et le cumul de chaque membre se met à jour à côté de son nom, pour que le censeur enchaîne au rythme de la séance sans rouvrir l'écran à chaque rappel. Retirer 1 € défait un palier de trop, et l'amende disparaît quand elle retombe à zéro.

Ce que le geste ne peut pas toucher est dit plutôt que passé sous silence :

• un membre marqué Absent ou Excusé reste visible dans la liste, mais n'est pas cochable : il n'était pas là pour bavarder. Corrigez d'abord sa présence si c'est une erreur d'appel. Une amende posée avant que l'absence ne soit constatée se retire depuis sa ligne, dans la liste des amendes ;
• un membre arrivé au plafond porte la mention Plafond et sort du lot suivant, sans bloquer les autres ;
• une amende déjà encaissée ne peut plus être retirée, il faut d'abord supprimer le paiement.

Le message qui suit l'action récapitule les deux : « Bavardage appliqué à 3 membres (1 au plafond) ».

Retard et Absence apparaissent dans la liste des catégories mais restent grisées : elles se calculent toutes seules depuis l'onglet Présences, à partir de l'heure d'arrivée et du compteur d'absences de l'exercice. Les voir là évite de les chercher.

Lire par membre ou par écriture

Les trois sous-onglets Amendes, Cotisations et Paiements s'ouvrent regroupés par membre : une ligne par personne, avec son nombre d'écritures, son total et ce qui lui reste à payer. Touchez la ligne pour déplier le détail, qui garde toutes ses actions habituelles.

La bascule à droite de la recherche repasse à la lecture par écriture, une ligne par amende ou par paiement, utile pour retrouver une saisie précise. Le regroupement s'applique à ce que la liste montre : si vous filtrez sur une catégorie ou une rencontre, les totaux suivent le filtre.

La présence pour l'hôte qui reçoit

Droit nécessaire : Cotisations

Quand l'association pratique la présence (réglage de Configurer les règles), l'onglet Cotisations s'ouvre sur un encadré au nom de l'hôte du mois, celui qui reçoit la réception. Touchez Émettre : c'est l'écran d'émission habituel, avec la destination déjà fixée sur l'hôte. La catégorie est choisie d'avance : celle de la dernière présence ouverte, à défaut une catégorie nommée « Présence » ou « Réception ». Tous les membres sont cochés, absents compris : un absent doit sa présence comme les autres et la règle par l'intermédiaire d'un présent. Décochez qui ne cotise pas, l'hôte compris s'il ne cotise pas pour lui-même, et validez.

La présence s'ouvre aussi avant la séance, depuis le bouton Émettre la présence de la rencontre à venir (voir Rencontres et RSVP) : un membre qui la règle en avance s'encaisse au Cockpit. Le jour venu, l'encadré la retrouve déjà ouverte, avec ce qui a été encaissé, et Émettre n'apparaît plus : une rencontre n'a jamais qu'une présence.

Pour encaisser la présence d'un absent, touchez la ligne de l'absent : le paiement s'inscrit à son nom, même si c'est un présent qui remet l'argent.

Le champ Montant à reverser accepte la somme prévue par le règlement ; laissé vide, c'est ce qui aura été collecté qui reviendra à l'hôte.

Une fois les paiements encaissés, le même encadré affiche Collecté et Reversé. Ce qui reste à remettre à l'hôte se lit sur le bouton, qui dit exactement ce qu'il fait : Reverser 340 € à Marie. Le versement est enregistré comme une dépense au nom de l'hôte, si bien que la caisse reste juste et que la somme ne disparaît plus sans laisser de trace.

Encaisser plusieurs dettes en une fois

Droit nécessaire : Paiements

Un membre qui doit un retard, un bavardage et une cotisation ne demande plus trois saisies. Deux chemins mènent au même écran :

• Encaisser, dans la barre d'actions de Finances, puis choisir le membre ;
• en vue par membre dans Amendes ou Cotisations, le bouton Encaisser de la ligne du membre (sous son nom sur téléphone, à droite sur ordinateur). Ses dettes des deux onglets y sont réunies : la trésorière encaisse un billet, pas un onglet.

En vue par membre, le montant en gras de chaque ligne est ce qu'il reste à payer dans l'onglet affiché, et le sous-titre rappelle ce qui est déjà payé. La fenêtre, elle, propose toutes les dettes ouvertes du membre, y compris celles d'un autre onglet ou d'une autre rencontre, les dettes reprises de la situation d'ouverture et les restes d'un exercice précédent : c'est la même liste que la fenêtre Encaisser du Cockpit. Ces dettes anciennes passent en tête de la répartition et ne comptent pas dans le bilan de la séance. Dans les onglets, elles s'affichent avec le filtre de rencontre sur Toutes les rencontres. Un appui sur la ligne déplie le détail de ses dettes sans rien encaisser.

Toutes ses dettes ouvertes apparaissent cochées d'avance, et le total s'écrit sur le bouton de validation : Encaisser 12,50 €. Vous confirmez donc le montant en le lisant. Pour un règlement partiel, décochez une ligne ou corrigez son montant.

Le champ Montant remis fait le partage à votre place quand le membre donne une somme ronde : indiquez ce qu'il verse, touchez Répartir, et les dettes les plus anciennes sont soldées en premier. La répartition reste affichée et modifiable avant validation, rien n'est enregistré sans que vous l'ayez vu.

L'enregistrement écrit un paiement par dette, comme avant : c'est ce qui permet de savoir ce qui reste dû sur chacune. Mais tout part ensemble, et le membre ne reçoit qu'une notification pour son règlement.

Tontine et épargne dans le même encaissement

Un membre qui tend une seule somme pour sa présence, sa tontine et son épargne n'a plus à être rappelé dans chaque onglet. Sous ses dettes, la fenêtre Encaisser propose trois options, seulement quand elles le concernent :

• Tontine : chaque tontine active à laquelle il cotise cette année, avec son montant pour la rencontre (nombre de noms compris). Cochez-la et choisissez Espèces ou Virement. Une tontine déjà versée sur cette rencontre s'affiche « déjà versée », sans case : un membre qui règle en plusieurs fois ne la paie jamais deux fois.
• Épargne : un champ par produit d'épargne (par exemple la banque scolaire), avec son solde actuel. Saisissez le dépôt du jour.
• Remboursement de prêt : chaque prêt en cours du membre, avec son reste dû intérêts compris. Saisissez ce qu'il rembourse, jamais plus que le reste dû. Le prêt passe à « soldé » quand il est entièrement remboursé, et l'emprunteur reçoit, comme avec Rembourser, un message avec ce qui lui reste à payer.

La même fenêtre s'ouvre aussi depuis les onglets Tontine et Épargne : bouton Encaisser en haut de l'onglet (le membre se choisit dans la fenêtre), et, en Épargne, bouton Encaisser à côté de Dépôt sur la carte d'un membre, déjà positionné sur lui.

Rien n'est coché ni rempli d'avance : sans y toucher, la fenêtre fonctionne comme avant, et vous pouvez toujours passer par les onglets Tontine et Épargne. Le total du bouton inclut ce que vous ajoutez, et une ligne au-dessus le détaille, par exemple « Dettes 50 € · Tontine 100 € · Épargne 20 € ».

À la validation, tout est enregistré ou rien : chaque somme rejoint son onglet (Finances, Tontine, Épargne) comme si vous l'aviez saisie là-bas, et s'y annule de la même façon. Si une autre personne a versé la tontine entre temps, rien n'est enregistré et un message vous le dit. Le membre reçoit un seul reçu qui détaille la répartition.

Avec Montant remis, Répartir solde d'abord les dettes, des plus anciennes aux plus récentes ; ce que vous cochez ou saisissez ensuite (tontine, épargne, prêt) s'ajoute au total. Un bandeau dit alors ce qui reste du montant remis : « Reste 15 € », à rendre au membre ou à placer d'un geste avec Mettre 15 € en Banque scolaire, ou « Il manque 20 € » si la somme ne couvre pas ce qui est coché. Rien n'est placé en épargne sans ce geste.

Corriger la rencontre d'un paiement

Droit nécessaire : Paiements

Un encaissement fait en séance est rattaché à la rencontre en cours : vous n'avez pas de date à choisir, donc rien à manquer. L'erreur vient plutôt d'une saisie faite au Cockpit sur la mauvaise date, ou d'une séance ouverte le mauvais jour. Elle fausse alors le bilan de deux rencontres à la fois.

Le bouton Changer la rencontre de la ligne d'un paiement rouvre ce seul choix. À côté, Supprimer retire un encaissement de la rencontre en cours, après confirmation. Le montant, la dette soldée et le payeur ne bougent pas : le rattachement est comptable, il ne change pas ce que le membre doit, et il n'y a donc pas lieu de supprimer l'encaissement pour le ressaisir.

Une séance ne corrige que ce qui la traverse : un paiement de la rencontre en cours part vers n'importe quelle rencontre de l'exercice, et un paiement venu d'ailleurs ne peut qu'être ramené ici. Pour réattribuer deux autres rencontres l'une à l'autre, passez par le registre des paiements du Cockpit, dont le bouton Modifier rouvre la saisie complète.

Un règlement encaissé d'un seul geste se corrige d'un seul geste : quand la ligne fait partie d'un règlement groupé, la fenêtre propose de déplacer tout le règlement, coché d'avance, et rappelle le nombre de dettes et le total. Décochez pour ne déplacer que cette ligne, si elle seule était mal rattachée.

Un paiement déplacé vers une autre rencontre quitte la liste de la séance : il est désormais compté sur celle que vous avez choisie.

Notes et médias

Droit nécessaire : Compte rendu pour modifier les notes

Le secrétaire complète les notes structurées par l'ordre du jour. Chaque point porte son bouton : Écrire la note tant qu'il est vide, Modifier la note ensuite, ce qui montre d'un coup d'œil ce qu'il reste à rédiger. Supprimer un point ou une note complémentaire passe par le menu ⋮ de la carte, avec confirmation. Au-dessus du champ de saisie, trois boutons mettent en forme le texte : Gras, Italique et Liste à puces. Sélectionnez un passage puis touchez le bouton ; touchez-le à nouveau pour retirer la mise en forme. Sur ordinateur, Ctrl+B et Ctrl+I font de même. Le champ affiche des astérisques autour du passage en gras ; la mise en forme apparaît dans la liste des notes et dans le PDF du compte rendu.

Le champ Nouveau point à l'ordre du jour propose aussi Gras et Italique. La mise en forme d'un point déjà inscrit se change avant l'ouverture de la séance, depuis Modifier la rencontre. Changer seulement la mise en forme d'un point ne le détache jamais de ses notes.

Tout membre approuvé peut ajouter une photo pendant une séance en cours lorsque cette fonction est disponible, par deux chemins :

• Prendre une photo ouvre directement l'appareil photo du téléphone, pour le cliché du moment ;
• Importer ouvre la galerie ou les fichiers, pour une photo déjà prise, y compris celle qu'un membre vous a envoyée.

Les deux acceptent plusieurs photos à la fois (JPG, PNG, WebP, HEIC). Chacun peut supprimer les siennes tant que la séance est ouverte.

Brouillon IA et rapport officiel

Droit nécessaire : Compte rendu

Dans l'onglet Notes, le secrétaire de séance ou un administrateur peut générer un brouillon IA à partir des notes enregistrées. Il doit relire et peut modifier la synthèse et les points marquants. Pour chaque section de notes, le brouillon peut aussi proposer une reformulation : le texte actuel et la proposition sont affichés côte à côte.

• Accepter cette version remplace uniquement la note de cette section ;

• Garder le texte actuel rejette uniquement cette proposition ;

• une note modifiée après la génération n'est jamais écrasée : il faut générer un nouveau brouillon.

• Enregistrer conserve les corrections sans publier ;

• Approuver et publier intègre le texte validé au PDF officiel ;

• Rejeter écarte le brouillon sans modifier le PDF existant.

Dans la rubrique Finances du PDF, les opérations sont regroupées par membre. Un bandeau à son nom indique « Soldé » ou le reste à payer, puis deux petits tableaux détaillent ses amendes et cotisations (dû, payé, reste) et ses paiements encaissés, avec une ligne de total dès qu'il y a plusieurs lignes. Le bloc d'un membre reste sur une même page quand il est court.

Corriger une séance déjà terminée

Droit nécessaire : Corriger une séance passée

Par défaut, la présidence, le secrétariat et la trésorerie détiennent ce droit ; l'administrateur peut l'ajuster dans les permissions.

Il arrive qu'une saisie reste à faire après la clôture : des dépôts d'épargne que la trésorerie n'a pas eu le temps d'enregistrer, une présence mal notée, une amende à revoir. La séance ne se rouvre pas ; on ouvre la saisie.

Sur la page d'une séance terminée, le bouton Corriger cette séance, en haut à droite, demande un motif facultatif, puis rend la saisie de nouveau possible. Un bandeau reste alors affiché pour tout le monde : il nomme la personne qui a ouvert la correction et la date.

• pendant la correction, chacun retrouve ses gestes habituels : le censorat les présences et les amendes, la trésorerie les paiements, la tontine et l'épargne ;
• Terminer la correction repasse la séance en lecture seule, recalcule le compte rendu et les échéances ;
• la séance affiche ensuite « Corrigée le … », et chaque correction reste tracée avec son auteur.

Depuis le Cockpit, les mêmes droits permettent de choisir une rencontre déjà terminée dans le calendrier d'un dépôt, d'un prêt, d'un remboursement ou d'un versement de tontine, sans passer par la séance.

Corriger le montant d'une amende

Un barème corrigé se réapplique à toute une rencontre depuis Configurer les règles, section Réappliquer le barème.

Pour un cas particulier, le bouton Corriger d'une amende permet de corriger son montant à la main, avec un motif obligatoire. Quand la ligne propose aussi Payer, ce bouton reste visible et Corriger comme Supprimer passent dans le menu ⋮ de la ligne. Le montant ne peut jamais descendre en dessous de ce qui a déjà été encaissé.

Navigation entre les panneaux

Le premier affichage d’un panneau peut demander un bref chargement. Les affichages suivants utilisent les données déjà chargées et sont instantanés ; les informations sont ensuite actualisées en arrière-plan. Un panneau qui charge n'empêche jamais d'enregistrer : présences, amendes et encaissements partent immédiatement, même pendant un chargement. Si le réseau de la salle est trop lent, le panneau s'arrête au bout de quelques secondes avec le message « Réseau lent » : appuyez sur Réessayer, inutile de recharger la page.

Un encaissement s'affiche aussitôt : la dette passe à « Soldé » et la ligne de paiement porte la mention « Envoi… » le temps que le serveur réponde. Vous pouvez enchaîner avec le membre suivant sans attendre. Si l'enregistrement échoue, un message l'indique et la dette redevient due : il suffit de recommencer.

Les autres téléphones connectés à la séance se mettent à jour d'eux-mêmes, quelques secondes après chaque enregistrement. Sur téléphone, l’icône et le nom de chaque panneau restent visibles dans la barre d’onglets.