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Séance

Conduire une séance en direct

Gérer présences, finances, tontines, épargne, notes et clôture.

Vérifié le 23/07/2026

Ouvrir et terminer une séance

Droit nécessaire : Ouvrir / clôturer

Le président de séance désigné, un responsable de présidence ou un administrateur peut choisir Démarrer. Une seule séance peut être en cours. La clôture fige la séance en historique ; les droits d'écriture disparaissent et le rapport officiel peut être produit.

Onglets de travail

  • Présences : présent, retard ou absent.
  • Finances : amendes, cotisations, obligations et paiements.
  • Tontine : versements et bénéficiaires.
  • Épargne : dépôts, retraits, prêts et remboursements. Lors de l'octroi d'un prêt, l'échéance se choisit parmi les rencontres ordinaires programmées ; la durée du produit préremplit la première rencontre compatible. La fiche du membre affiche son solde, sa part d'intérêts et l'état de ses prêts (échéance proche, en retard, soldé).
  • Bilan : synthèse de la séance, répartie en trois vues — Par catégorie, Par membre et Échéances à venir, cette dernière listant les obligations et prêts des membres triés par urgence, chacun avec un compte à rebours (« J−2 », « Aujourd'hui », « Retard 5 j »), pour relancer avant les pénalités.
  • Notes : compte rendu, photos et rapport.

Les tontines et les produits d'épargne sont présentés dans des fiches pliables. Ouvrez uniquement la fiche sur laquelle vous travaillez. Lorsqu'un panneau doit charger ses données, un indicateur reste affiché jusqu'à ce que le panneau demandé soit prêt.

Les listes de séance utilisent la même barre que le reste de l'application : recherche, tri alphabétique et, lorsqu'une création est possible, Ajouter sur la même ligne. Les filtres de catégorie ou de rencontre apparaissent juste en dessous. Le filtre de rencontre est préréglé sur la rencontre affichée — repérée par sa date, suivie de « (en cours) » uniquement pendant la séance ; choisissez une autre rencontre ou « Toutes les rencontres » pour élargir. L'onglet actif conserve un fond neutre et se distingue par son contour, son icône et son texte.

Chaque membre voit ses propres données financières. La consultation des tontines, de l'épargne ou des prêts des autres dépend des droits configurés dans la matrice. Les boutons d'écriture dépendent séparément des capacités attribuées au rôle, au bureau courant ou à la séance.

Présences et finances

Droit nécessaire : Présences, Amendes, Cotisations ou Paiements selon l'action

Recherchez le membre puis enregistrez le statut ou la ligne financière. Une obligation peut être partiellement réglée par plusieurs paiements. Vérifiez toujours le membre, la catégorie, le montant et la rencontre avant validation. Dans Finances → Paiements, la recherche et la liste des membres occupent toute la hauteur disponible du formulaire. Après avoir choisi un membre, la liste se replie pour afficher ses dettes et les champs du paiement ; utilisez Changer pour revenir au choix. Un membre marqué Absent ne peut pas recevoir d'amende de Bavardage sur cette séance ; corrigez d'abord sa présence si nécessaire.

Onglet Présences d'une séance en cours : appel des membres avec les boutons présent, retard et absent
Onglet Finances d'une séance en cours : amendes, cotisations et paiements de la rencontre

Notes et médias

Droit nécessaire : Compte rendu pour modifier les notes

Le secrétaire complète les notes structurées par l'ordre du jour. Tout membre approuvé peut prendre une photo pendant une séance en cours lorsque cette fonction est disponible.

Onglet Notes d'une séance en cours : notes par point de l'ordre du jour et génération du brouillon IA

Brouillon IA et rapport officiel

Droit nécessaire : Compte rendu

Dans l'onglet Notes, le secrétaire de séance ou un administrateur peut générer un brouillon IA à partir des notes enregistrées. Il doit relire et peut modifier la synthèse et les points marquants. Pour chaque section de notes, le brouillon peut aussi proposer une reformulation : le texte actuel et la proposition sont affichés côte à côte.

  • Accepter cette version remplace uniquement la note de cette section ;

  • Garder le texte actuel rejette uniquement cette proposition ;

  • une note modifiée après la génération n'est jamais écrasée : il faut générer un nouveau brouillon.

  • Enregistrer conserve les corrections sans publier ;

  • Approuver et publier intègre le texte validé au PDF officiel ;

  • Rejeter écarte le brouillon sans modifier le PDF existant.

Navigation entre les panneaux

Le premier affichage d’un panneau peut demander un bref chargement. Les affichages suivants utilisent les données déjà chargées et sont instantanés ; les informations sont ensuite actualisées en arrière-plan. Sur téléphone, l’icône et le nom de chaque panneau restent visibles dans la barre d’onglets.