Association du Pays

Droit nécessaire : Exercices

Créer et ouvrir un exercice

Renseignez son libellé, ses dates et son statut courant. Un nouvel exercice copie les règles applicables afin de préserver l'historique. La liste distingue l'exercice courant des archives.

La création d'un exercice, la modification de ses dates ou de son libellé et la suppression d'un exercice non courant suivent la permission Exercices. Elle est attribuée par défaut à la Présidence. Un administrateur peut la retirer à ce groupe ou l'accorder à un autre rôle ou groupe dans Admin > Permissions > Gestion des exercices.

Définir l'exercice courant et exporter son archive ZIP restent strictement réservés à l'administrateur. Les autres actions du détail (bureau officiel, réceptions, tontine et clôture épargne) suivent leurs permissions dédiées.

Générer les rencontres ordinaires

À la création d'un exercice, la case Générer les rencontres ordinaires (cochée par défaut) crée automatiquement une rencontre à chaque date du calendrier de l'association (Règles > Calendrier), avec l'horaire par défaut. Le nombre de rencontres s'affiche avant validation.

La génération demande aussi la permission Rencontres. Sans ce droit, l'exercice reste créable, mais aucune rencontre n'est ajoutée.

Ces rencontres naissent vides : un membre du bureau les complète au moment venu (ordre du jour, hôte, lieu…) via le bouton Modifier de la page Rencontres. Seules les rencontres extraordinaires restent à créer à la main.

Dans l'onglet Calendrier du détail d'un exercice, chaque date indique si sa rencontre est Créée ou À créer. Le bouton Générer les rencontres manquantes complète les dates sans rencontre, utile après un changement de la règle de récurrence ou pour un exercice créé sans génération. Il suit lui aussi la permission Rencontres. Si la règle change, les rencontres déjà créées ne sont pas déplacées ni supprimées automatiquement : ajustez-les depuis la page Rencontres.

Onglets du détail

Les fenêtres d'ajout du Bureau, des Réceptions et des cotisants de Tontine utilisent le même choix de membre : recherche, avatar et liste sur toute la hauteur disponible, repliée après sélection.

Le choix d'une date suit le même principe, sous forme de calendrier plutôt que de liste déroulante. Un point sous le jour signale une rencontre : plein pour une date disponible, en cercle vide pour une date déjà attribuée, gris pour une date passée. Les flèches font défiler les mois et un appui sur le titre ouvre un sélecteur mois/année, utile quand la rotation se poursuit sur les exercices suivants. Une fois la date choisie, le calendrier se replie en une ligne récapitulative que le bouton Changer rouvre. Les jours affichés suivent le fuseau horaire de l'association, pas celui de l'appareil.

Sous chaque poste, chaque réception et chaque bénéfice de tontine, une ligne discrète indique qui a fait la saisie et à quelle date, avec sa photo. Si quelqu'un est passé après, elle affiche la correction et son auteur : la composition du bureau ou l'ordre des bénéficiaires ne peut plus changer sans qu'on sache qui l'a décidé. Les affectations enregistrées avant la mise en place de cette trace ne portent pas de date de saisie, elles n'en avaient jamais eu.

Détails : période, statut et informations générales.
Calendrier : rencontres de la période et génération des rencontres manquantes.
Bureau : postes officiels et titulaires, avec recherche et tri alphabétique. Le bouton de reconduction copie le bureau de l'exercice précédent lorsque le mandat se poursuit. Chaque onglet porte, à côté de son champ Filtrer, un bouton d'export PDF au logo et aux couleurs de l'association. Le document reprend tout l'onglet pour l'exercice affiché, pas seulement les lignes que la recherche laisse à l'écran : il se distribue en réunion et doit se lire sans savoir ce qui était tapé dans le filtre. En Tontine, chaque groupe a son bouton et son document, puisqu'il a sa propre liste : le document y reprend une seule liste, chaque cotisant portant sa cotisation et sa ou ses dates de bénéfice, dans l'ordre du tour. Les bénéficiaires qui ne cotisent pas dans l'exercice apparaissent à part, comme à l'écran.
Réception : hôtes affectés aux dates exactes des rencontres, avec possibilité de modifier l'affectation. À la modification d'une réception, son membre reste imposé (la liste complète des membres ne s'affiche qu'à l'ajout) : on ajuste seulement la date. Programmer une réception renseigne automatiquement l'Hôte et l'Adresse complète de la carte de la rencontre : l'adresse postale du membre (renseignée à l'inscription ou dans son espace personnel), à défaut sa ville. Réattribuer ou annuler la réception libère l'hôte et cette adresse, sauf s'ils ont été modifiés manuellement depuis la rencontre. Seules les rencontres à venir peuvent recevoir une nouvelle affectation : le calendrier ne propose donc que celles-ci. Une date déjà attribuée reste sélectionnable et indique l'hôte en place : son nom apparaît au survol de la date sur ordinateur, et sous la date une fois le jour ouvert sur mobile. La choisir revient à réattribuer la réception. Quand l'association compte plus de membres que de rencontres dans l'exercice, la rotation peut se poursuivre sur les rencontres d'exercices futurs, signalées par leur libellé. Une réception planifiée depuis un exercice précédent reste visible dans chaque exercice intermédiaire jusqu'à celui qui contient effectivement la rencontre. Quand deux membres s'arrangent pour échanger leurs dates, ouvrez la réception avec le crayon : le modal propose deux onglets, Changer la date et Inverser. Le second fait l'échange en une fois, inutile de modifier les deux réceptions l'une après l'autre. Choisissez la personne comme partout ailleurs (recherche et photo), vérifiez le récapitulatif des deux nouvelles dates, puis validez. Les deux membres sont prévenus dans l'application, et par e-mail si vous laissez la case cochée ; chacun y lit le nom de la personne avec qui sa date a été échangée. L'inversion n'est possible qu'entre deux rencontres à venir. L'hôte est également prévenu quand vous lui confiez une réception, quand vous en changez la date et quand vous l'annulez, sans avoir à passer par l'inversion. Ces messages suivent la famille de notification Réceptions : décochée, plus rien ne part par e-mail, la notification dans l'application reste.
Tontine : groupes, cotisants et bénéficiaires. Chaque cotisant a un nombre de noms (parts) : son montant mensuel en découle automatiquement (nombre de noms × montant de base de la tontine) et n'est pas saisi à la main. Avec plusieurs noms, il cotise davantage et peut bénéficier autant de fois, chaque nom se planifiant sur sa propre rencontre (ex. un bénéfice en janvier, un autre en mai) ou, si besoin, plusieurs noms d'un coup sur la même rencontre grâce au champ « nombre de noms à planifier ici ». On ne peut pas planifier plus de bénéfices que de noms. La liste des cotisants peut être filtrée et triée par nom ou date de bénéfice. Un nouveau bénéfice se planifie uniquement sur une rencontre à venir ; le calendrier indique les rencontres qui servent déjà un bénéficiaire, sans les interdire, et donne leurs noms au survol de la date sur ordinateur comme sous la date une fois le jour ouvert sur mobile. Le bouton Retirer remet le bénéfice à l'état non planifié. Pour échanger deux dates entre membres, ouvrez le bénéfice avec le crayon puis l'onglet Inverser : il croise les deux bénéfices en une fois, avec un récapitulatif avant validation et un e-mail optionnel aux deux personnes. Le bénéficiaire est aussi prévenu quand vous planifiez son bénéfice, quand vous en changez la date et quand le bénéfice passe à quelqu'un d'autre, la personne concernée recevant alors l'annonce à sa place. Retirer le bénéfice de sa rencontre annonce un report, puisqu'il reste dû ; le supprimer annonce une annulation. Un bénéfice jamais planifié ne déclenche rien : aucune date n'avait été communiquée. Ces messages suivent la famille de notification Tontine. L'échange se fait entre deux rencontres à venir de la même tontine, et ne déplace qu'un seul nom : un cotisant à plusieurs noms garde ses autres dates, et vous précisez laquelle de ses dates échanger. Les bénéficiaires hors cotisants disposent du même crayon. Le bouton de reconduction copie, pour chaque tontine, les cotisants approuvés de l'exercice précédent qui ne sont pas encore inscrits dans le nouvel exercice. Après reconduction, le nombre de noms reste modifiable cotisant par cotisant, et les bénéfices se planifient un par nom. Quand l'association compte plus de cotisants que de rencontres dans l'exercice, la rotation peut se poursuivre sur les rencontres de l'exercice suivant, signalées par leur libellé ou par la mention « exercice suivant ». Un bénéfice planifié depuis l'exercice précédent apparaît alors dans « Bénéficiaires hors cotisants » de l'exercice qui contient effectivement la rencontre. Quand un membre cesse de cotiser en cours d'exercice, ne le retirez pas : utilisez l'icône de désistement et indiquez la rencontre à partir de laquelle il ne cotise plus. Il disparaît du total mensuel et des rencontres suivantes, garde la mention Désisté, et ce qu'il devait aux rencontres déjà tenues ne change pas, pas plus que ses versements ou ses bénéfices déjà reçus. Un désistement se lève de la même façon. Le retrait pur reste réservé à une inscription faite par erreur : il est refusé dès que le membre a versé ou reçu quelque chose sur cette tontine.
Épargne : clôture et situation des produits. La clôture restitue le solde et la part d'intérêts des déposants sélectionnés (tous par défaut, ou seulement certains) ; les autres continuent normalement sur l'exercice suivant. Le taux d'intérêt par euro déposé est fixé dès le premier retrait de l'exercice et reste le même pour tous, même si certains se retirent plus tard.

L'export de l'exercice rassemble les données autorisées. Vérifiez les réceptions, soldes et affectations avant une clôture.

Supprimer un exercice

Une personne qui détient la permission Exercices peut supprimer un exercice depuis la zone dangereuse de l'onglet Détails, par exemple un exercice créé par erreur. La suppression efface définitivement son bureau, son planning de réception et sa configuration tontine (cotisants et ordre des bénéficiaires). La suppression optionnelle des rencontres ordinaires à venir demande en plus la permission Rencontres ; sans elle, les rencontres sont conservées.

Garde-fous : l'exercice courant ne peut pas être supprimé (définissez d'abord un autre exercice courant), et la suppression est refusée dès que des bénéfices ou des paiements de tontine existent sur l'exercice. Les rencontres passées, les présences et l'historique financier ne sont jamais touchés.