Lire une communication
La communication active la plus récente apparaît sur l'onglet À la une de l'Accueil. Touchez Lire pour afficher son contenu complet. Cette ouverture enregistre la première lecture ; le simple aperçu sur l'Accueil ne le fait pas. La photo de profil, le nom de l'auteur et la date de publication permettent d'identifier immédiatement l'origine de chaque communication.
L'onglet Infos de l'Accueil conserve toutes les publications de l'association, y compris les communications terminées ou archivées. Une publication corrigée porte la mention correspondante et permet de consulter ses versions précédentes. Utilisez la barre au-dessus de la liste pour filtrer les communications par leur contenu ou leur auteur, puis les trier par titre ou par date.
Réagir
Sous une communication, choisissez une seule réaction : J'aime, Compris ou Merci. Touchez de nouveau la réaction sélectionnée pour la retirer, ou choisissez-en une autre pour la remplacer.
Les membres voient les nombres de vues et de réactions. Les responsables autorisés à gérer les communications peuvent aussi consulter le suivi nominatif de l'audience présente au moment de la publication.
Publier et corriger
Les responsables disposant du droit Communications peuvent utiliser Ajouter depuis l'onglet pour créer un brouillon, puis l'enregistrer ou le publier. La publication envoie une notification dans la cloche aux destinataires. Un envoi par e-mail peut aussi être demandé lorsque l'association l'autorise.
Choisir le public
Le brouillon porte un Public de la communication :
- Toute l'association, le choix par défaut : tous les membres approuvés ;
- Bureau : les membres du bureau seulement ;
- Membres choisis : une liste nominative, que vous composez avec le bouton Modifier.
Un public restreint ne se contente pas de limiter l'envoi : les personnes qui n'en font pas partie ne voient pas la communication du tout, ni sur l'Accueil, ni dans l'onglet Infos, ni dans leurs notifications.
Le public se choisit sur le brouillon et ne change plus une fois la communication publiée, comme l'envoi par e-mail qui ne part qu'une seule fois. Pour écrire à un autre groupe, publiez une nouvelle communication. Une fois publiée, une étiquette rappelle aux responsables à qui elle est adressée.
La case Mettre en avant sur l'Accueil, décochée par défaut, décide si la communication occupe le bandeau de l'onglet À la une. Décochée, elle est publiée, notifiée et envoyée par e-mail comme les autres, et reste consultable dans l'onglet Infos avec son suivi de lecture : elle ne prend simplement pas le bandeau. Cochez-la pour l'information importante du moment.
Quand la communication est mise en avant, une date de fin facultative limite cette mise en avant. Sans date, la publication y reste jusqu'à son archivage. Une publication archivée reste dans l'historique et ne peut pas être supprimée.
Publier depuis un modèle
Certaines communications reviennent à chaque cycle : annoncer la prochaine rencontre, signaler un changement, rappeler les échéances, prévenir qu'un compte rendu est disponible. Le bouton Modèles, en haut de la page à côté du titre Communications, prépare ces messages à votre place à partir des informations déjà enregistrées dans l'application.
La convocation à la prochaine rencontre reprend ainsi sa date et son heure, le lieu ou le lien de visioconférence, l'hôte et son adresse, l'ordre du jour, les rôles de séance et le bénéficiaire de la tontine, puis invite chacun à confirmer sa présence. Chaque information porte le même intitulé que dans le récapitulatif de l'éditeur (Hôte de la rencontre, Adresse complète, Ordre du jour) : ce que l'écran annonce comme complet se retrouve mot pour mot dans le message.
Quand la dernière séance tenue a son compte rendu, la convocation invite aussi, juste après l'ordre du jour, à le lire dans le Drive avant la rencontre. Le récapitulatif l'indique sur la ligne Compte rendu de la séance précédente. Si ce compte rendu n'est pas encore produit, la phrase n'apparaît pas et la convocation reste publiable : elle n'attend jamais la fin d'un compte rendu. Une rencontre annulée ou jamais démarrée n'est pas prise pour la dernière séance.
Le message s'ouvre dans l'éditeur habituel : relisez-le, ajoutez un mot si vous le souhaitez, puis publiez. L'envoi par e-mail est proposé coché, et le message part avec un bouton Confirmer ma présence. Lorsqu'un compte rendu est disponible, un lien Lire le compte rendu de la dernière séance suit ce bouton, et la case Joindre le compte rendu de la dernière séance en PDF permet de l'attacher à l'e-mail.
Comme toute communication, un message préparé par un modèle est proposé sans mise en avant. Cochez la case si vous voulez qu'il occupe le bandeau : pour une convocation ou un changement de rencontre, la date de fin est alors déjà remplie au lendemain de la séance.
Joindre le compte rendu en PDF
Le modèle du compte rendu, comme celui de la convocation pour la séance précédente, propose une case supplémentaire : Joindre le compte rendu en PDF. Décochée par défaut, elle attache le document officiel de la séance à l'e-mail, pour les mêmes destinataires que la communication. Elle reste inactive tant que le compte rendu n'a pas été produit à la clôture de la séance : le message part alors avec son lien seul, comme d'habitude. Quand le document est joint, l'e-mail le précise par une phrase sous le texte.
Dans tous les cas, l'e-mail porte un bouton Ouvrir le compte rendu qui mène au dossier du Drive où il est rangé (Comptes rendus par défaut). Le texte proposé y renvoie aussi.
Vérifier ce qui manque avant de publier
En tête de l'éditeur, un récapitulatif indique ce que le modèle a trouvé et ce qui manque encore, avec un lien Compléter vers la fiche concernée. Une information absente n'apparaît simplement pas dans le message : vous pouvez publier malgré tout.
Quand une rencontre approche sans qu'aucune convocation n'ait été publiée, un rappel s'affiche en tête de l'onglet Infos. Il disparaît dès la publication.
Envoyer les relevés de situation
Une communication s'adresse à tout le monde avec le même texte. Pour dire à chacun où il en est, le bouton Relevés, à côté de Modèles, prépare un envoi nominatif : chaque membre reçoit sa propre situation, à lui seul. Le bouton n'apparaît qu'aux responsables autorisés à la fois pour les Communications et pour le Cockpit finances : relire un relevé montre la situation financière du membre concerné.
Le relevé reprend ce que la personne voit dans son espace, et le détaille :
- ses totaux, dû et versé, sur l'exercice ;
- ce qu'il lui reste à régler, ligne par ligne : chaque dette porte sa catégorie, la séance dont elle vient (ou la mention d'une reprise d'ouverture), son montant restant et son échéance avec le compte à rebours ;
- ses versements, du plus récent au plus ancien, avec leur séance ou leur date ;
- son assiduité, puis ses retards et absences datés, un retard portant l'heure d'arrivée relevée en séance ;
- sa tontine, son épargne, son éventuel prêt en cours et le mois où elle accueille.
Une rubrique sans information n'apparaît pas, et une liste trop longue s'arrête en renvoyant à l'espace personnel. Le message se termine par une invitation à l'ouvrir.
Choisissez le public comme pour une communication (toute l'association, le bureau, des membres choisis), puis relisez le relevé de n'importe quel membre avant d'envoyer : c'est exactement ce qu'il recevra. L'écran annonce combien de personnes le recevront, et combien ne le recevront pas.
Deux réglages peuvent retenir un envoi, et l'écran les signale : la famille Relevés de situation décochée dans les paramètres de l'association arrête tout, et chaque membre peut refuser le sien depuis Mon espace.
Programmer l'envoi
Dans Configuration, Paramètres, l'association peut demander un envoi automatique chaque mois ou chaque trimestre, au jour choisi. Le relevé part alors tout seul, une seule fois par cycle même si la tâche repasse. L'envoi à la main reste possible en plus, et il est répétable : si un relevé est parti avec une donnée fausse, corrigez-la et renvoyez.